پیشرفته تر شدن دنیای مدرن و کار با اینترنت این تکنولوژی را ایجاد کرد که اشتباهات و بروز خطا در محاسبات مالی حسابداری به حداقل و در مواردی حتی به صفر رسید ، اما با این همه باز هم گاهی پیش می آید که در احتساب اعداد و ارقام کم و بیش اشتباهاتی وجود داشته باشد. بعضی از این اشتباهات امکان دارد که کمترین تأثیرات مالی را در شرکت یا سازمان داشته باشند ، به همین دلیل می توان آنان را اصلاح و به فرمت درست تغییر داد . نوع دیگری از اشتباهات وجود دارند که جدی تر هستند و با وارد کردن اعداد نادرست ، استقامت مالی را به خطر می اندازند و تأثیر زیادی بر عملکرد و چگونگی فعالیت شرکت دارند . فارغ از این موارد ذکر شده ، اشتباهات در حسابداری قابلیت تأثیر گذاری معکوس دارند ، به این معنا که می توانند بهره وری شرکت یا سازمان را به خطر بیندازند ، موجودی نقد را مسدود کنند و از همه مهم تر در نظر اداره امور مالیاتی حساس شوند یا اینکه اعتبار سالیانه شرکت را مخدوش نمایند. جای نگرانی نیست ما در این مطلب از سایت به رایج ترین اشتباهات در حسابداری ، چگونگی برخورد با آنان و نحوه جلوگیری این گونه اشتباهات خواهیم پرداخت و هر کدام را به تفکیک شرح خواهیم داد .
-
اشتباهات رایج در حسابداری
همانطور که اطلاع دارید ، اشتباهاتی که در حسابداری وجود دارند ، دارای گونه های مختلفی هستند که در متن زیر به آن ها می پردازیم . اشتباهات حسابداری شامل نداشتن دقت و توجه کافی به استاندارد ها و قوانین موجود در علم حسابداری، ثبت نکردن اطلاعاتی که به فرآیند مالی روزانه ختم می شود ، عدم تعیین کامل و درست درصد سود و مقدار درآمد به صورت دوره ای و در نظر نگرفتن وجه تفاوت بین این دو عامل ، اقدام نکردن به موقع برای اخذ گزارشات با استناد بر اصول حسابداری همه موارد فوق الذکر از جمله اشتباهات رایج در حسابداری هستند که هر کدام آثار و پیامد های مخصوص به خود را دارند و البته توجه داشته باشید که جلوگیری از بروز تمامی این مشکلات راه حلی دارد که در متن زیر ارائه خواهد شد.
۱_ عدم توجه به اصول و قوانین حسابداری
به طور معمول کسب و کار های نوپا و کوچک در روند کاری خود دچار اختلال و خطا می شوند که سر منشأ اشتباهات شان به عدم توجه کافی نسبت به اصول و دستورالعمل های حسابداری بر می گردد . این گونه مشاغل ( مشاغل کوچک و متوسط ) ، گاهی به دلیل عدم برخورداری از توان مالی بالا به سراغ استخدام حسابدار نمی روند و سعی می کنند فعالیت های مربوط به حسابداری مجموعه را به تنهایی هندل کنند ، این در صورتی است که هیچ گونه تسلطی بر علم حسابداری ندارند . و اما راه چاره این است که رویداد های مالی را به دست یک حسابدار ماهر سپرده و از تخصص او در برطرف کردن مشکلات مالی کمک گرفت .
۲_ عدم ثبت اطلاعات به صورت کامل و دقیق
از جمله اشتباهات رایجی که ممکن است رخ دهد ، ثبت نکردن داده های اطلاعاتی مالی به طور کامل، دقیق و شفاف است. شرکت های بزرگ و یا مجموعه هایی که از مهم بودن هزینه های ناچیز مطلع نیستند ، متاسفانه درگیر این اشتباه می شوند و از ثبت رویداد های مالی کوچک و اندک صرف نظر می کنند. این در صورتی است که وقتی شما از اهمیت وضوح معاملات اطلاع داشته باشید به اندازه شرکت و کسب و کار خود دقت نمی کنید و برای رسیدن به استقلال مالی بالا و استفاده از داده های با ارزش حاصل از واضحیت اسناد و مدارک مالی به بهترین نحو ریز معاملات مالی خود را ثبت می کنید.
۳_ عدم محاسبه سود و زیان و عدم توجه به تفاوت میان این دو
اشتباهی دیگر که اغلب حسابداران نوپا و تازه کار را گریبان گیر خود می کند ، بی توجهی به وجه تمایز میزان سود و زیان دوره ای و عدم تفکیک و گزارش سود و زیان است. میزان سود و زیان دوره ای ، نشان دهنده شرایط مطلوب و رشد رو به بالا شرکت یا سازمان است. زمانی که نسبت به آن کم توجهی کنیم ، در شرایطی که به آن نیاز داریم نمی توانیم عوامل تاثیر گذار در سود و یا زیان را ارزیابی کنیم و به تقویت و یا تضعیف آن عوامل بپردازیم و البته ممکن است به اشتباه میزان سود مجموعه خود را در دوره ای بیشتر از دوره گذشته ثبت و درج کنید، در صورتی که مبلغ هزینه را اعمال نکرده اید . این موضوع در حقیقت حاصلی کاذب از رشد را به شما ارائه می دهد. روشی که برای پیشگیری از این مشکل وجود دارد بهره مندی از برنامه های کاربردی و رایج است که بتواند به طور سیستماتیک با استفاده از داده های اطلاعاتی ، ورودی سود و زیان مجموعه شما را محاسبه کند و نموداری معین برای تجزیه و تحلیل برای شما ارائه دهد.
۴_ عدم اقدام به گزارش گیری در زمان مناسب
یکی از پر اهمیت ترین اقدامات برای دست یابی به مسائل مهم مالی ، گرفتن گزارش از مجموعه فعالیت های مالی در شرکت است . چرا که بدون این گزارش ها کارفرما و یا مالکان شرکت از اوضاع مجموعه خود باخبر نخواهند شد. بعضاً مردم فکر می کنند در صورتی که همه ی اسناد و مدارک در دسترس شان باشد به نوشتن گزارش نیازی ندارند، اما باید توجه داشته باشند؛ که موضوعات مهم مالی با توجه به تنوعی که دارند با انواع و اقسامی از اتفاقات هیجان انگیز کاری هم رو به رو می شوند که فقط با بررسی فعالیت های گذشته می توان از پس برطرف نمودن آن ها بر آمد. اکنون تصور کنید که گزارش درست و واضحی در دسترس نداشته باشید و قصد داشته باشید از بین تعداد زیادی از مدارک و اسناد و رسید های تراکنش ها که مربوط به ادوار گذشته هستند به دنبال یک سند بگردید ، در اینجا میبایست در فرصت بسیار کمی که در پیش رو دارید برای ارائه اظهارنامه مالیاتی، اقدام نمائید که کار مشکل و پر مشقتی است . در این شرایط امکان دارد که زمان را از دست بدهید و متحمل جرائم مالیاتی شوید. راه حل این مشکل استفاده از پلتفرمی است که بتواند همه ی گزارشات مد نظر شما را در زمان مناسب، با جزئیات و کمترین خطا به صورت فایل اکسل تحویل دهد.
۵_ یافتن پلتفرم مناسب
جهت برطرف نمودن و کاهش اشتباهات در حسابداری اولین و بهترین روش این است که از نرم افزار حسابداری آرپاکو در شرکت و مجموعه خود استفاده نمایید. این نرم افزار مالی در برابر اخذ داده های اطلاعاتی در بدو شروع فعالیت شرکت شما و با تکیه به همه ی اصول و الگوریتم های حسابداری حرفه ای به محاسبه سود و زیان دوره ای شرکت شما می پردازد و تمامی گزارشات مد نظر شما را در هر زمان و مکانی که به آن ها احتیاج داشته باشید در اختیارتان خواهد گذاشت. این فقط گوشه ای از مزایای بسیار عالی نرم افزارهای حسابداری مجموعه نرم افزاری حسابداری آرپاکو است که با استفاده از آن ها می توانید به خودکفایی و استقلال کامل در زمینه حسابداری و حسابداری صنعتی برسید.
در جامعه ی کنونی به دلیل پیشرفت در معاملات و مبادلات ، اشتباهات تا حدودی کاهش یافته و روش های جدید و به روز وارد دنیای الکترونیک شده اند . روش های سنتی و اشباع همانند نوشتن رویداد های مالی در دفاتر حسابداری در حال حاضر نمی تواند نیاز های یک شرکت یا کسب و کار را برطرف کند . وجود اشتباهات و خطاهای انسانی ، وقت گیر بودن دسترسی به تمامی صورت حساب ها در نوشتن دفتری ، یکی از اصلی ترین عاملان ایجاد و ساخت نرم افزار حسابداری می باشد . همه ی مشاغل با توجه به نیازشان می توانند از انواع مختلف نرم افزار های حسابداری متناسب با نوع فعالیت شان استفاده کنند .
با کمک گرفتن از نرم افزار حسابداری می توانید با سطحی گسترده تر به امورات محاسباتی و فنی خود بپردازید . گرفتن گزارشات دوره ای می تواند به روند بهبود کسب و کارتان کمک شایانی کند .اغلب افرادی که مالک یا حرفه یا شغلی هستند ، مهم ترین و اولین دلیل شان برای انتخاب نرم افزار حسابداری ، کاربرد فراوان و دسترسی آسان و همچنین امکان پشتیبان گیری خودکار در نرم افزار است . این موارد ذکر شده را می توان به عنوان با اهمیت ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری دانست. این نوع از نرم افزارها باید جوری باشند که بتواند با نیاز نوع کسب و کار تناسب و همخوانی ایجاد کند. برنامه نویسان همیشه و بطور پیاپی در کوشش هستند تا نرم افزاری ارائه کنند که قابلیت این را داشته باشد تا بیشترین عملیات های مربوط به حسابداری را انجام دهد. این نرم افزارها در بسیاری از سازمان ها و اداره ها کارآمد می باشد. از هنگامی که نرم افزار حسابداری وارد بازار کار شد ، امورات بسیاری از حسابداران هم راحت تر و بهتر گردید.
