نرم افزار دبیر خانه

 نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی از مجموعه نرم افزارهای آرپا که راهکاری نوین برای تمام سازمان های دولتی و بخش خصوصی است , دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.
نرم افزار دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع این نرم افزار مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه و کارتابل های اداری می باشد و برای جمع کردن سیستم کاغذی در شرکت ها میباشد و نرم افزار دبیر خانه و اتوماسیون اداری آرپا با نصب و راه اندازی و پشتیبانی دائم مناسب تمام شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی است.

برخی از مشخصات نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری آرپا

  • نرم افزار دبیرخانه دارای ۳ بخش متفاوت و مجزای دبیرخانه برای نامه های وارده, صادره و داخلی است
  • تعریف اطلاعات پایه شامل چارت سازمانی، جایگاهها ، پست ها، کاربران، تقویم سازمانی وگردش نامه و نمودار نامه در نرم افزار دبیرخانه
  • نرم افزار دبیرخانه قابلیت تعریف دفتر اندیکاتور به تفکیک سال را دارد
  • تعریف محدوده عملیات هر کاربر و انتصاب سمت های مختلف به یک کاربر در نرم افزار دبیرخانه
  • ایجاد و مشاهده کارتابل پیام، پیام های ارسالی، پیام های حذف شده به تفکیک کاربران در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
  • تعریف دبیرخانه های متعدد و اطلاعات پایه هر کدام شامل انواع نامه، شیوه های ارسال، کلید واژه، انواع کار، انواع یادداشت اداری و تعیین مقادیر پیش فرض قسمت های مختلف سیستم در نرم افزار دبیرخانه
    تعریف دفاتر اندیکاتور مختلف به ازای هر دبیرخانه و قالب شماره نامه (وارده، صادره، داخلی) در نرم افزار دبیرخانه
  • معرفی طرف مکاتبه در قالب اشخاص حقیقی و حقوقی در نرم افزار دبیرخانه
  • تعریف اطلاعات پایه دبیرخانه شامل الگوهای شماره گذاری، الگوهای چاپ، موضوعات پر تکرار، انواع نامه، شیوه های ارسال، دفاتر بایگانی و شرح‌های پر تکرار در نرم افزار دبیرخانه
  • ثبت مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، رونوشت‌ها، سوابق و اطلاعات ارسال و دریافت در نرم افزار دبیرخانه
  • قابلیت کنترل کاربران دبیرخانه و دسترسی آنها بر حسب سطح دسترسی و امکانات سیستم در نرم افزار دبیرخانه
  • گزارش عملکرد دبیرخانه بر حسب تاریخ های مشخص و گزارش دفتر اندیکاتور در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان تفکیک محتویات کارتابل بر اساس انواع ورودی و خروجی و تفویض کارتابل به دیگران در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان ارجاع یک ورودی به چندین پست و ارسال همزمان رونوشت های متعدد از آن در نرم افزار دبیرخانه
  • در نرم افزار دبیرخانه امکان تعیین محدوده زمانی و مهلت انجام کار و بازپس‌گیری ارجاع برای ارجاع دهنده وجود دارد
  • امکان مشاهده چرخه ارجاعات ورودی های داخل کارتابل و دریافت گزارش از آن در نرم افزار دبیرخانه
  • تعریف سطوح امنیت مکاتبات(عادی، محرمانه، سری) و انواع اولویت مکاتبات در در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات ارجاع شده در بایگانی شخصی در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان درج نامه های عطف و پیرو، جهت تسهیل در پیگیری در نرم افزار دبیرخانه

 

مزایای نرم افزار دبیرخانه دبیرخانه و اتوماسیون اداری آرپا

  • مشاهده درخت‌واره گردش نامه باتوجه به دسترسی های مختلف در نرم افزار دبیرخانه
  • تعریف جانشین و تفویض وظایف مشخص و درخواست نامه از بایگانی در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده تأیید الکترونیکی نامه در نرم افزار دبیرخانه
  • تعریف چندین بایگانی در سیستم و شماره پرونده با فرمت دلخواه در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان بازگرداندن نامه جهت اصلاح و امکان ارسال یادداشت و ارسال فایل ضمیمه در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان ارسال پیرو، عطف و ارجاعات قبلی نامه همراه ارجاع در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان attach کردن برگه و سند به نامه در نرم افزار دبیرخانه
  • کارتابل کاربر در سیستم دبیرخانه با قابلیت نمایش نامه های ارسالی به هر شخص در کارتابل او در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان تعریف فرمت word برای چاپ نامه توسط خود کاربر در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان گزارش گیری نامه به صورت کلی در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان گزارش گیری نامه به تفکیک پست واحد اندیکاتور در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان تعریف تقویم برای شرکت بابت قرارهای هر شخص و یادآوری قرار ها در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان گزارش گیری به تفکیک هر پست و واحد دبیرخانه
  • در نرم افزار دبیرخانه امکان ارسال پیام بین واحد و اشخاص سازمان
فهرست