در مفاهیم و اقدامات حسابداری ، برای سرعت بخشیدن به عملیات و تسهیل در انجام آن ها از سیستم کدینگ برای حساب های موجود استفاده می شود . اما این عمل بسته به نوع و حجم عملیات مالی در سطوح مختلف تعریف می شود . و هر کدام از این مجموعه عملیات ها دارای یک کد می باشند. حسابداران و افراد حسابرس با بهره گیری از این کد ها ثبت عملیات های حسابداری را به شکل دقیق و صحیح انجام می دهند.
ارکان اصلی و بنیادی حسابداری شامل دارایی ها، بدهی ها و سرمایه می باشند که در طراحی یک سیستم عملیاتی حسابداری ضروری هستند تا به اجزاء جزئی تری تبدیل شوند . این اجزاء حساب های معین و تفصیلی می باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار گرفته اند. کدینگ گذاری حساب ها باید به گونه ای طراحی شوند که موجب نقض استاندارد های حسابداری نشوند. در نرم افزار مالی معمولا کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض و اولیه طراحی شده که ضروری است حتماً حسابداران آن ها را بررسی کرده تا در صورت مشاهده اختلال و مغایرت آن را اصلاح نمایند .
آیا تمامی کسب و کارها باید کدینگ حسابداری داشته باشند ؟
اقدام کدینگ گذاری حساب ها در سیستم حسابداری امر عجیب و غریبی نیست! در حقیقت به نظمی که سبب جلوگیری از برهم ریختگی اطلاعات مالی میشود، کدینگ حسابداری می گوییم. به این علت طراحی کدینگ حسابداری برای همه ی سازمان ها، شرکت ها و کسب و کارها اعم از کوچک و بزرگ یا دولتی و خصوصی الزامی است .
البته این الزام به نسبت میزان پیچیدگی یا ساده بودن میزان فعالیت ها و همچنین حجم و اندازه عملیات مالی می تواند کم یا زیاد باشد؛ به گونه ای که کسب و کارهای بزرگ و گسترده حتماً باید متناسب با فعالیت‌های شان کدینگ حسابداری را برای خود طراحی و ثبت کنند، اما در هر صورت دیر یا زود هر کسب و کار و حرفه ای باید به فکر طراحی کدینگ حسابداری باشد تا در انجام عملیات مالی و دسته بندی و پیگیری آن‌ها مشکلی به وجود نیاید.
کدینگ حسابداری چیست ؟
به عنوان یک تعریف پایه ای و آسان ، کدینگ حساب ها نوعی از دسته بندی حساب ها در حسابداری به شمار می رود. کدینگ حساب ها در حسابداری اصطلاحاً به صورت درختی انجام می شود که این روش رایج ترین روش آن است. در کدینگ حسابداری دسته بندی هایی برای حساب ها تعیین می شود که از سطوح مختلف و متنوعی برخوردار هستند و تعیین می کنند که سرشاخه و زیر شاخه ها کدام هستند .
به این دسته بندی ها، شاخه بندی کردن و اصطلاحاً کد گذاری حساب ها (کدینگ حسابداری) نامیده می شود. کدینگ در گفت و گوی عامیانه به معنای شماره گذاری است و ترکیب آن با حسابداری به این مفهوم است که حساب ها در حسابداری را کد گذاری کنیم. در ادامه طلب به سطوح مختلف در کدینگ حسابداری و نکات مهم آن می پردازیم .
هدف استفاده از کدینگ حسابداری چیست؟
اغلب شرکت های بزرگ و همچنین سازمان ها باید جهت ساماندهی به امورات و عملیات حسابداری خود از کدینگ های حسابداری تخصصی در زمینه کاری خود استفاده می کنند. همانطور که پیش تر هم گفته شد ، استفاده از کدینگ حسابداری مزایای زیادی را برای افراد به همراه دارد .
۱_ اکثر عملیات حسابداری بر مبنای فرمت کدینگ حسابداری پیاده سازی و ثبت می شود ، سیستم کدینگ گذاری همه ی عملیات را استاندارد سازی می کند و فرمت می دهد. همه ی حساب ها به صورت یکپارچه طراحی می شوند که این اقدام از اتفاق افتادن اشتباهات تا مقدار زیادی جلوگیری می کند و همچنین موجب کاهش یافتن خطای نیروی انسانی هم می شود .
۲_ گزارش های مالی با سرعت و دقت بیشتری با جزئیات کامل تکمیل می شود.
۳_ با سیستم کدینگ حسابداری، تحلیل و بررسی مالی دقیق تری در اختیار مدیران برای برنامه ریزی قرار می گیرد .
- انواع کدینگ های مورد استفاده در نرم افزار های حسابداری عبارت اند از :
- کدینگ حفظی
- کدینگ متوالی
- کدینگ درختی
- کدینگ وجهی
- کدینگ توده‌ای
- نحوه کد گذاری کدینگ حفظی :
در روش حفظی، کد گذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و با بهره گیری از حروف الفبا انجام می شود. به عنوان کد ح – د برای حساب های دریافتنی مورد استفاده قرار می گیرد. هرچند این سبک از کدینگ آسان و ساده به نظر می رسد، اما طراحی آن نیاز به یک ساختار معین و غیرقابل حدس دارد.
- نحوه کد گذاری کدینگ متوالی :
در کدینگ متوالی برای کد گذاری حساب ها از اعداد متوالی استفاده شده و هر کد نماینده یک حساب است.
- نحوه کد گذاری کدینگ سلسله مراتبی یا درختی:
کدینگ سلسه مراتبی یا به گفتار عامیانه از روش های کد گذاری منطقی است که در آن هیچ محدودیتی برای تعریف حساب های زیر مجموعه وجود ندارد. در این نوع از کدینگ با تعریف هر زیر حساب به صورت خودکار یک رقم به رقم قبلی اضافه می شود و با توجه به اینکه کد زیر شاخه شامل کد سرشاخه هم می باشد ، دارای طول بیشتری نسبت به سرشاخه است. کدینگ درختی از رایج ترین و کاربردی ترین روش های کدینگ در نرم افزار حسابداری می باشد .
- نحوه کد گذاری کدینگ توده ای :
این کدینگ فقط برای یک دوره مالی کاربرد دارد و کد ها فقط به یک حساب اختصاص داده می شوند. به عنوان مثال یک حساب معین در یک دوره‌ی مالی معین اعدادی اختصاص داده می شود.
- نحوه کد گذاری کدینگ وجهی :
کد گذاری داده ها به صورت قراردادی ، کدینگ وجهی نامیده می شود. در این شرایط تخصیص اعداد و کد ها را می توان به صورت یک قرارداد در نظر گرفت. بیشترین کاربرد این کدینگ وجهی در نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای و فروشگاه های کوچک است.
کدینگ سلسه مراتبی یا درختی از جمله روش های پیشرفته کدینگ و تلفیقی از کدینگ حفظی و متوالی است. با این روش امکان کد گذاری انواع مختلف ردیف های اطلاعات فراهم می شود. در کدینگ درختی به هر طبقه از محصولات یا حساب ها یک کد تخصیص یافته و هر محصول یا حساب در این دسته نیز یک کد عددی دریافت می کند. می توان نتیجه گرفت که کدینگ سلسله مراتبی یک راه حل مکمل برای طبقه بندی و کدینگ ارائه می دهد. به این نکته از مطلب استناد داشته باشید که عملیات کدینگ در تمامی نسخه های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری پخش مویرگی، نرم افزار حسابداری فروشگاه های چند شعبه هایپر مارکت، بازرگانی و غیره ، مورد استفاده قرار می گیرد .
سطح های مختلف کدینگ حسابداری
در سیستم های نرم افزاری پیشرفته و حتی متوسط لول و سطح های مختلفی برای کدینگ اطلاعات ارائه می دهند. سیستم حسابداری آرپا به استفاده کنندگان و مخاطبان خود این دسترسی را می دهد که برای دسته های مختلف داده ها و اطلاعات سطح های مختلفی از کدینگ تخصیص دهد. در ادامه مطلب به اصلی ترین این سطوح در سیستم های گوناگون و متعدد می پردازیم :
- گروه حساب : گروه حساب، اولین سطح کد پس از دفتر کل می باشد و شامل دسته بندی اصلی حساب های یک کسب و کار میشود. این نوع کدینگ برای تفکیک و جداسازی مهم ترین بخش های حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد.
- کد: کد ، شامل کد ردیف های محاسباتی در یک گروه از حساب ها می باشد. این کد در سیستم های حسابداری آرپا به شکل خودکار تخصیص داده می شود اما قابلیت تخصیص دستی و تغییر آن نیز وجود دارد.
- سطح معین : سطح معین در سیستم حسابداری حساب های کل ، شامل مجموعه اطلاعات و داده های اولیه و اصلی است که برخی از آن ها به خودی خود قابل حسابرسی و پیگیری نیستند. سطح معین شامل اطلاعات کوچک و ریز تری میشود که با استفاده از آن ها امکان درک بهتر حساب کل فراهم می شود.
سطح تفصیلی : در سطح تفصیلی ممکن است، سطح معین شامل جزئیات کافی و مکمل برای بررسی یک حساب نباشد. در این شرایط کاربران سیستم حسابداری آرپا قادر هستند از سطح تفصیلی استفاده کنند که شامل جزئیات بیشتری نسبت به سطح معین است.
کد های شناور : با وجود کد های شناور در سیستم حسابداری، کاربران نرم افزارهای حسابداری آرپا می توانند در تعریف حساب های سطح معین و سطح تفصیلی از کد های شناور استفاده کنند. این امکان پیشرفته به کاربر اجازه می دهد یک حساب خاص را به صورت شناور ثبت کند و به این صورت دیگر نیازی به وارد کردن آن در بخش های دیگر سیستم نداشته باشد.
سعی کردیم مطالب بسیار روان و همراه با مثال ارائه کنیم ، به امید این که توضیحات ذکر شده برای شما مخاطب و مطالعه کننده گرامی کاربردی باشد و اطلاعات شما را افزایش داده باشد. لذا سعی کنید از این مطلب مختصر استفاده کنید و در جهت افزایش علم و دانش خود تلاش کنید .
