در حال حاضر به دلیل وجود موارد محاسباتی بسیار زیاد و ثبت فرآیند های مالی متعدد در شرکت ها و مؤسسات ، واحد حسابداری برای نتیجه مطلوب و استقرار بیشتر نظم و مرتب بودن داده های مالی و عملیاتی ، اقدام به تفکیک درآمد ها و هزینه ها می کند . به تفکیک حساب های جزئی در علم حسابداری ( حساب های تفصیلی ) گفته می شود .
همانطور که مطلع هستید ، رویداد های محاسباتی حسابداری در سیستم و نرم افزار حسابداری بسیار چشمگیر شده است و حساب های تفصیلی به صورت جزئی و دقیق بارگذاری و آپلود شده است. در رابطه با حساب های تفصیلی دقت داشته باشید که برای درج و ثبت فعالیت های اقتصادی یک شرکت یا سازمان از علم حسابداری استفاده می شود. در مبحث پیشرفته حسابداری ، رویداد های مالی که به شرکت یا مؤسسه مربوط می شوند ، ثبت و بر مبنای آن‌ها گزارشات تهیه می‌شوند. در ادامه ، گزارش تهیه شده برای اثبات نتیجه به مقامات مربوطه ارائه داده می شود تا در جریان فعالیت های اقتصادی شرکت و مؤسسه خود قرار گیرند.
در حسابداری حساب های تفصیلی ، تهیه گزارشات صحیح و استاندارد نیازمند ثبت فعالیت ها به صورت ریز و جزئی می باشد. این کار حتی برای اشخاصی که با این حوزه آشنایی ندارند نیز قابل درک خواهد بود. توجه داشته باشید که طبقه بندی حساب ها به صورت کلی شامل حساب کل و حساب ها به صورت جزئی که شامل حساب تفصیلی می شود ، است . قبل از پرداختن به مبحث حساب های تفصیلی ، در ابتدا با مرور مفهوم حساب کل و حساب معین پیش زمینه مطالب بعدی را در ذهن خود فراهم کنید.
حساب کل در حقیقت کلیاتی از حساب های مربوطه را به کارفرمایان و اشخاص استفاده کننده برون سازمانی گزارش می دهد . حساب های کل در حسابداری در دو بخش تعریف می شوند. حساب های دائمی و حساب های موقت . سر فصل حساب های کل در سازمان حسابداری ، سازمان حسابرسی و سازمان اداره دارائی و مالیاتی کشور معرفی می گردد. حساب کل در حقیقت سر فصل های استاندارد حسابداری هستند که وضعیت کلی حساب یک شرکت را نشان می دهند.
حساب های معین زیر مجموعه یا زیر گروه حساب های کل محسوب می شوند . در حسابداری حساب های کل قابلیت ارائه گزارش به صورت جزئی را ندارد. بنابراین از حساب های معین برای این کار استفاده می شود. تا بتوانند گزارشی با جزئیات بیشتر و دقیق تر ارائه دهند. خوب است بدانید که واژه معین در عربی به معنای یاری رسان است. علت انتخاب این نام برای حساب های معین ، این است که کمک دهنده ای برای حساب های کل هستند .
-
تعریف حساب های تفصیلی در حسابداری
حساب های تفصیلی در حقیقت زیر مجموعه ای از حساب های معین شناخته می شوند . یعنی زمانی که حساب موردنظر با حساب های معین هم معین نشود میبایست حساب های تفصیلی هم به آن ها اشاره شود . واژه تفصیلی در زبان عربی به معنی تشریح کردن و شرح دادن یک واقعه یا رویداد می باشد . به این معنا که در علم حسابداری اگر قصد داشته باشیم حسابی را بیشتر باز کنیم و در مورد آن توضیحات مازاد ارائه دهیم از حساب های تفصیلی استفاده می نماییم. به عنوان مثال حساب های دریافتنی ، مطالبات شرکت از دیگران را به طور کل و جامع نشان می دهد .
بدهکاران تجاری ، نشان دهنده حساب های معین این حساب هستند. اما اسم شرکت ها به عنوان تفصیلی آن شمرده می شوند. یا در مثالی دیگر: حساب موجودی نقد و بانک به عنوان یک حساب کل در سر فصل های حسابداری استفاده می شود و حساب بانک ها به عنوان معین این حساب مد نظر گرفته می شود .
سند تفصیلی ، در حقیقت همان مجموعه اطلاعات و داده هایی است که به یک حساب تفصیلی مشخص اختصاص دارد و رویداد های مالی آن را با ذکر تمام ریز جزئیات ثبت می کنند . یک سند تفصیلی شامل اطلاعاتی مانند نوع و شرح حساب با تمام ریز اطلاعات، اسم هر دو شرکت طرف حساب با بیان تاریخ و شماره ی عطف و شماره ثبت سند است. امروزه با پیشرفت رسانه های اینترنتی و همچنین تکنولوژی ، سند حساب های تفصیلی یک شرکت به طور منظم در نرم افزارهای حسابداری به ثبت می رسند.
-
حساب تفصیلی در نرم افزار های حسابداری
در سیستم حسابداری و قواعد مربوط به آن و همچنین در نرم افزارهای حسابداری هر حساب دارای یک کد مخصوص به خود است حساب های تفصیلی هم بر اساس مفاد این قانون هستند. با استناد به این که معمولاً حساب های تفصیلی در رده سوم حساب ها قرار دارند ، حداقل کد مورد نیاز برای تعریف و تشریح آنان سه رقم است ، که البته از اعداد بزرگتر هم می‌توان استفاده کرد.
به طور معمول نرم افزارهای حسابداری از عنوان تفصیلی در سر فصل های خود برخوردار هستند برای این عمل فرم مربوط به حساب تفصیلی را در سیستم باز کرده ؛ و سپس بر روی حساب جدید کلیک کرده و در صورت نیاز مشخصات مربوطه را به صورت دستی وارد می کنیم. اگر پیش از تعریف حساب ها داده های نرم افزار را کامل کرده باشیم می توانیم با کلیک بر روی مجموعه ثبت شده عنوان حساب مد نظر خود را برگزینیم . به عنوان مثال ثبت نام کلیه ی مشتریانی که به آن ها کالا و خدمات ارائه می شود در قسمت داده های نرم افزار می تواند سرعت و دقت ثبت گزارش های مالی را تا مقدار زیادی افزایش دهد.
حساب های تفصیلی بر مبنای فعالیت و مجموعه اقدامات هر بنگاه اقتصادی یا شرکت تعریف می شوند. هرچه اطلاعات به صورت کامل تر و دقیق تر در نرم افزار وارد شود خروجی کامل تری در نهایت خواهیم داشت. هر اندازه که زمان برای دادن اطلاعات به نرم افزار صرف کنیم و داده های ریز و جزئی تری را وارد نماییم گزارش های قوی و کاملی در اختیار حسابدار و در نتیجه مدیران شرکت قرار خواهد گرفت.
گزارشاتی که در حسابداری تهیه می شوند باید دقیق و کامل مدیران شرکت را در جریان میزان سود یا زیان بنگاه اقتصادی ( شرکت) قرار دهند ، زیرا به واسطه شناخت انواع هزینه و درآمدها کسب شده اند. به این ترتیب مدیران قادر هستند با گرفتن تصمیم های مناسب مقدار هزینه ها را تا حد قابل توجهی پایین بیاورند و زمینه افزایش درآمد را هم فراهم کنند به این ترتیب به سود بیشتری در یک دوره مالی نسبت به قبل دست پیدا کنند.
هدف حسابداری در بنگاه های اقتصادی ، ارائه گزارشات می باشد زیرا برای گرفتن تصمیمات توسط مدیران شرکت برای نحوه ادامه فعالیت ضروری است. هر چقدر اطلاعاتی که در اختیار حسابدار قرار میگیرد ریز تر و جزئی تر طبقه بندی شود، گزارشی کامل تر تهیه خواهد شد و مدیران تصمیمات مطلوب تر و کامل تری اتخاذ خواهند کرد و کسب و کار موفقی خواهند داشت. تعریف حساب تفصیلی در نرم افزارهای حسابداری به شما در ارائه گزارش های هدفمند و به مدیران مراجع بالا کمک خواهد کرد.
همانطور که پیش تر گفته شد ، حساب های تفصیلی بر اساس مجموعه اقدامات ، عملکرد و فعالیت هایی که در هر بنگاه انجام می شود ، به صورت جداگانه تعریف می شوند و هر چه در نرم افزار حسابداری اطلاعات و داده های اسنادی بیشتری ثبت شود، نتیجه ی کامل تری در خروجی وجود دارد. به گونه ای که هر اندازه داده های ریز تری به سیستم نرم افزار وارد شود، گزارش قوی تر و کامل تری در اختیار حسابدار و مالکان شرکت قرار می گیرد. گزارشات تهیه شده در واحد حسابداری به صورت دقیق و کامل، مدیران شرکت را در جریان میزان سود و زیان و درآمد قرار می دهد.
مدیران شرکت از این راه قادر هستند هزینه های اضافی را شناسایی و آن ها را کاهش دهند تا درآمدشان افزایش پیدا کند و در نهایت به سود بیشتری نسبت به دوره مالی گذشته برسند. به صورت کلی هدف حسابداری در بنگاه های اقتصادی، ارائه گزارش برای تصمیم گیری مدیران شرکت و نحوه ادامه و استمرار فعالیت آن ها است و تعریف ذکر شده از حساب های تفصیلی در ارائه گزارش های بهتر بسیار تاثیر خواهد داشت .
این مقاله توسط شرکت نرم افزاری آرپا تولید کننده نرم افزارهای مالی اداری بازرگانی و فروشگاهی تهیه شده است.
