مقصد نهایی تمام حساب هایی که در یک شرکت یا مؤسسه مالی وجود دارند و در پایان دوره مالی بسته می شوند ، صورت های مالی است . حسابداران بایستی حساب ها را تا زمان نزدیک به پایان دوره مالی کامل و سپس آنان را برای صورت های مالی آماده کنند . برای این کار لازم است همه ی اطلاعات و داده های مربوطه را بر روی فرم های پیش نویس تهیه و تنظیم کنند تا از درستی و استاندارد بودن اطلاعات فراهم شده خود اطمینان کسب کنند . این فرم های پیش نویس در اصطلاحات حسابداری و حسابرسی ، تحت عنوان کاربرگ شناسایی می شوند . از جمله مزایای این کاربرگ ها این است که به دلیل کاربردی بودن آن ها ، می توان در تمامی مشاغل و کسب و کار های بزرگ و کوچک از آن ها استفاده کرد و با بهره مندی از اطلاعات درج شده در کاربرگ ها بخش حسابداری مطمئن می شود که همه ی داده های متذکر بدون خطا و آپدیت است .
کاربرگ های حسابداری دارای بخش های متعدد و مختلفی می باشد که اطلاعات مرتبط با هر بخش در ستون مخصوص به خود درج و تکمیل می شود. همانگونه که مطلع هستید این کاربرگ ها جزء صورت های مالی اساسی و مدارک حسابداری به شمار نمی روند ، بنابراین اگر در تهیه و درج آن اطلاعات خطایی بوجود آمد به راحتی می توان را تغییر داد . حسابداران به دلیل مهم بودن دقت در کارشان ، باید نسبت به اطلاعاتی که درج می کنند پاسخگو باشند ، لذا در اینجا می توان کاربرگ را نوعی چرک نویس فرض کرد که تعداد ستون های مندرج در آن با توجه به نیاز شرکت می تواند افزایش پیدا کند .
در ابتدا به مفهوم کاربرگ می پردازیم تا در این مورد ابهامی برای تان وجود نداشته باشد . کاربرگ ورقه ای دارای ستون های مرتب و طبقه بندی شده است که برای تهیه و جمع آوری اطلاعات لازم برای اصلاح حساب ها، تنظیم صورت حساب های مالی و بستن حساب ها در پایان سال مالی تهیه می شود. توجه داشته باشید که ورقه کاربرگ نمی تواند جایگزینی برای صورت های مالی باشد و به عنوان حاصل پایانی یا نتیجه کار حسابداران نیز ارائه نمی شود ، بلکه ابزاری است که فراهم کردن اطلاعات لازم را برای تهیه صورت های مالی و ثبت عملیات مربوط به اصلاح و بستن حساب ها آسان می کند. کاربرگ ها جزء مدارک رسمی یا دائمی حسابداری لحاظ نمی شوند و به طور معمول با اتود نوشته می شوند. در نهایت ، هر خطا و عیبی را در آن می توان پیش از تهیه صورت های مالی پایان دوره ، به سهولت اصلاح و رفع نمود .
معنای کاربرگ در حسابداری عبارت است از ، فرمی که از چندین ستون مرتب شده تشکیل شده است که داده های اطلاعاتی دقیق هر کدام از حساب ها در آن درج و ثبت می شود. همانطور که پیش تر ذکر شد این فرم حسابداری ، صورت مالی تلقی نمی شود بلکه نوعی پیش نویس است، که فرد حسابدار با بهره مندی از آن، پیش از بستن حساب ها در پایان دوره مالی، از درستی عملکرد خود مطمئن شود. جهت یاد گیری و آشنایی دقیق تر با چگونگی تهیه کاربرگ باید توجه داشته باشید که این فرم پیش نویس ( چرک نویس ) از تعدادی ستون ، که شامل : نام هر کدام از حساب ها، تراز آزمایشی، اصلاحات رایج، تراز آزمایشی اصلاح شده ( بیلان )، صورت سود و زیان و ترازنامه می باشد.
شایان ذکر است که تمامی حسابداران از کار برگ ها استفاده می کنند تا بتوانند از رخ دادن اشتباه و هر گونه خطا در صورت های مالی جلوگیری کرده و به سهولت به اصلاح حساب ها بپردازند. درج و ثبت حساب ها در ستون ها دارای الویت و ترتیب به خصوصی می باشد ، به طوری که در بدو شروع ابتدا دارایی ها و سپس بدهی ها و به ترتیب پس از آن حقوق صاحبان سهام ( سرمایه )، درآمد و هزینه ها قرار می گیرند. قطع به یقین اگر در رشته حسابداری تحصیل کرده باشید یا اکنون دانشجوی این رشته باشید ، ناظر این ترتیب حساب ها در تراز آزمایشی نیز بوده اید . با انجام این عمل در واقع در وهله اول تراز آزمایشی مالی را نیز تهیه می نمایند. در مابقی ستون ها هم داده های اطلاعاتی دیگری از حساب ها ثبت و درج می شود. بعد از قرار دادن نام حساب ها در ستون اول، در مابقی ستون ها مقادیری شامل تراز آزمایشی ( بیلان )، صورت سود و زیان، تراز آزمایشی اصلاح شده و غیره تشکیل شده و با استناد بر دفاتر مالی به کامل کردن آنها پرداخته می شود.
-
بخش های مختلف کاربرگ حسابداری
با استناد بر مطالب ذکر شده ، در حسابداری هدف از تهیه و تنظیم کاربرگ ، بررسی و تحلیل صحت حساب ها توسط حسابدار است . اما برای دست یابی به این هدف لازم است کاربرگ جوری طراحی شده باشد که خیلی راحت و آسان بتوان اطلاعات را در هر بخش از آن به طور جداگانه ثبت کرد. ماهیت کاربرگ ها از بخش های متنوعی تشکیل شده است و هر کدام از این بخش ها دارای ستون هایی می باشد که اطلاعات به صورت خلاصه و مفید در آن ها ثبت می شود.
هر کاربرگ شامل بخش های تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح شده، سود و زیان و ترازنامه است که در زیر توضیحات کوتاهی راجب هر بخش ارائه خواهیم کرد .
- تراز آزمایشی : پیش از پرداختن به بخش های مختلف باید بدانید که این کاربرگ ها کاملا آزمایشی و برای بررسی اطلاعات درست توسط حسابدار تهیه می شوند. در بخش اول کاربرگ یا اولین ستون آن که مربوط به تراز آزمایشی می باشد با استفاده از این بخش خیلی راحت می توان آزمونی برای بررسی داده های اطلاعاتی ثبت شده اجرا کرد. قسمت مهمی که وجود دارد این است که این بخش مختص به تراز آزمایشی اصلاح نشده است.
- اصلاحات : در کاربرگ حسابداری ستون دوم به بخش اصلاحات مربوط می شود. در این ستون اصطلاحات ثبت دفاتر انجام می شود. در این بخش اغلب موارد محاسباتی، اصلاحات، صحت سنجی اطلاعات ، تحلیل و ارزیابی سند و درستی ثبت اطلاعات مورد آزمایش قرار می گیرد. به طور کلی در این کاربرگ ثبت هایی که قرار است در دفاتر، دچار اصلاحات نهایی شوند درج و ثبت می شوند. این قسمت از کاربرگ از دو بخش جدا به نام بدهکار و بستانکار تشکیل شده است. داده هایی که در این دو بخش درج و ثبت می شود از پیش صحت سنجی و ارزیابی شده اند. هنگامی که اقلام بخش بستانکار و بدهکار باهم جمع می شوند می‌بایست با اطلاعات مالی شرکت همسان باشند تا بتوان نسبت به دقیق و درستی اطلاعات مطمئن بود.
- تراز آزمایشی اصلاح شده : در ستون سوم کاربرگ که مربوط به تراز آزمایشی اصلاح شده می باشد ، باید اطلاعات حاصل از مانده حساب ها از ستون تراز آزمایشی و ستون اصلاحات در ابتدا محاسبه شود و بعد در ستون سوم که همان تراز آزمایشی اصلاح شده است ثبت و درج شود.
- سود و زیان : برای رسیدن به مانده حساب سود و زیان شرکت لازم است اقلام حاصل از مانده حساب های مربوط به درآمد و مانده حساب های مربوط به هزینه ها را ثبت کرد. در اینجا اگر درآمد بیشتر از هزینه ها باشد شرکت به سود دهی رسیده در غیر این صورت شرکت متضرر شده است.
- ترازنامه : ستون آخر کاربرگ مخصوص اقلام ترازنامه است . در این ستون حساب‌های سرمایه، برداشت، بدهی و دارایی درج می شود.
اکسل یکی از نرم افزارهای اصلی و ضروری برای حسابداری است و یادگیری آن برای همه هنرجویان حسابداری لازم است . چرا که ساخت کاربرگ حسابداری در اکسل به عنوان یک مسئله مهم در مراکز مالی تلقی می شود . برای تهیه کاربرگ حسابداری در اکسل درآمدها و هزینه‌ها باید به صورت روزانه در جدولی ثبت و درج شوند. در فایل اکسل باید ابتدا نام شرکت و سال مالی منتهی به … در بالا درج شود و ستون ها نیز به نحوی که در مطالب فوق الذکر گفته شد تهیه شوند. در هر ستون برابر بودن بدهکار و بستانکار نشان دهنده درست بودن محاسبات اعداد و عملکرد مالی است. در پایان هر ستون باید یک تابع جمع قرار داده شود و تمام ستون‌ها با هم همسان شوند به طوری که تغییر در هر سلول بتواند نتایج را تغییر دهد.
-
انواع کاربرگ های حسابداری
کاربرگ حسابداری به دلیل کاربردی بودن، به انواع مختلفی از ابعاد تقسیم بندی میشود:
۱_ کاربرگ حسابداری عمومی :
از کاربرد های مهم کاربرگ حسابداری عمومی، می‌توان به استفاده از آن برای برنامه ریزی مجموعه فعالیت ها و امور حسابداری اشاره کرد . از دیگر کاربرد های کاربرگ حسابداری عمومی می توان به قرارداد حسابرسی، پرسش‌نامه کنترل‌گر های داخلی، بودجه زمانی را نام برد.
۲_ کاربرگ حسابداری نهایی :
کاربرگ حسابداری نهایی همان کاربرگ تراز آزمایشی (بیلان) است. حسابداری نهایی، در واقع جدولی است که مانده سال جاری و مانده سال قبل از حساب های دفتر کل و ستون های اصلاح پیشنهادی و تقسیم کردن طبقه بندی در آن ذکر می شود. علاوه بر این، اقلام نهایی که در صورت های مالی شرکت یا مؤسسه درج میشود، در کاربرگ حسابداری نهایی نیز ثبت می شود. تمام کاربرگ های پرونده های مالی و اداری ، به دست کاربرگ حسابداری نهایی، کنترل و غیره خلاصه می شوند. کاربرگ حسابداری نهایی را می توان قلب کاربرگ دانست که از اهمیت بسیاری در این فرایند برخوردار است .
۳_ کاربرگ حسابداری اصلی :
کاربرگ حسابداری اصلی همانند کاربرگ حسابداری نهایی است و شامل سر فصل های عمده صورت های مالی است. کاربرد اصلی و جامع آن در تلفیق هر گروه از حساب های مشابه دفتر کل می باشد. مجموع هر کدام از این کاربرگ ها به کاربرگ نهایی منتقل می یابد. کاربرگ حسابداری، وجوه نقد، موجودی حساب های بانکی و موجودی صندوق شرکت و تنخواه گردان را شامل می شود.
