حسابداری و انجام عملیات مربوط به آن از مراحل خاصی پیروی می‌کند که هر کدام از آن ها دارای اهمیت هستند . همچنین هر کدام زمان و شرایط مخصوص به خود را دارند. همانطور که مستحضر هستید در عصر امروز جامعه تمامی اطلاعات به صورت سیستمی و رایانه ای انجام می شوند و دیگر سیستم دستی کاربردی ندارد ، به همین دلیل اطلاعات و داده ها به صورت خام و اولیه به سیستم وارد می شوند . این اطلاعات وارد شده تا هنگامی که به شکل گزارش نهایی ساخته می شوند ، یکسری عملیات و اقداماتی بر روی آن ها صورت می گیرد که مقصود هر عملیاتی در سیستم اطلاعاتی حسابداری مشخص و معین می باشد . به عنوان نمونه ، بعضی از این عملیات در اول دوره و بعضی در طی دوره مالی صورت می گیرند و همچنین بعضی از آن ها هم در آخر سال مالی جهت بررسی و تحلیل های بیشتر نزد حسابداران قرار می گیرند که این فعالیت ها و اقدامات انجام شده به بستن حساب ها در پایان دوره مالی شهرت یافته اند.
پیش از پرداختن به اصل مطلب به صورت تخصصی ، تعریفی از مفهوم بستن حساب ها بیان می کنیم ، بستن حساب به معنی صفر کردن مانده های حساب ها در شرکت ، سازمان یا مؤسسه است. این اقدام با بستانکار کردن مانده نهایی حساب‌های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب‌های دارای مانده بستانکار با درج در اسناد حسابداری صورت می گیرد.
در کل اگر بخواهیم عملیات حسابداری را طبقه بندی کنیم ، می توانیم در دو گروه آن ها را از یکدیگر تفکیک کنیم .عملیات حسابداری در دو دوره زمانی قابل انجام هستند : ۱_ در طی دوره مالی ، ۲_ در پایان دوره مالی ، مورد اول که در طی دوره مالی انجام می شود شامل گرد آوری و فراهم کردن تمامی اطلاعات مالی موسسه ، ثبت و درج تمامی معاملات و عملیات مالی موسسه در دفاتر مالی است و مابقی عملیات در آخر دوره مالی انجام می شود.
بستن حساب ها به چه معناست ؟
رویداد های حسابداری ، شامل حساب های گوناگونی می باشد که در پایان دوره مالی ، مانده ی همه ی آنان باید صفر شود. یعنی حساب هایی که مانده بدهکار دارند ، بستانکار شوند و همچنین حساب هایی که مانده بستانکار دارند ، بدهکار شوند. انجام این رویداد در حسابداری به فرآیند بستن حساب ها در پایان دوره مالی معروف می باشد که به موجب آن مانده ی همه ی حساب ها صفر می گردند. صفر کردن مانده حساب باعث می شود که یک صورت کلی از حساب های مالی شرکت و سازمان در اختیار مالکان آن ها قرار گیرد و به سهولت و آسانی بتوانند در روند کسب و کار سال های بعدی برای گرفتن تصمیمات بهتر از آن ها استفاده نمایند.
-
هدف از فرآیند بستن حساب‌ها در حسابداری چیست؟
بستن حساب ها در حسابداری به صورت سالانه ، به مشاغل این امکان را می دهد تا نسبت به تهیه صورت های مالی اقدام نموده و موارد مناسبی را در مورد سلامت مالی تجارت ، در اختیار صاحبان کسب و کار و مالکان شرکت ها قرار دهند. مشاغل کوچک و متوسط به طور معمول شامل صورت حساب هایی از جمله ترازنامه و صورت سود و زیان که در پایان سال تهیه می کنند تا در زمان آماده سازی برای سال آتی وضعیت مالی تجارت خود را بررسی و تحلیل کنند.
همچنین صاحبان مشاغل کوچک و متوسط برای ثبت صحت اظهارنامه مالیات بر درآمد خود میبایست در زمان خاتمه سال نسبت به بستن حساب ها در حسابداری اقدام کنند. بستن درست و صحیح حساب ها و همچنین به تایید صحت سیستم حسابداری شما پرداخته و اعداد و ارقام دقیقی را برای درج در اظهارنامه مالیاتی ارائه خواهد داد .
- تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها دارای چرخه ذیل می باشند :
- جمع آوری و دسته بندی درست و صحیح اطلاعات و داده های مالی با درج ریز جزئیات
- تجزیه و تحلیل اطلاعات گردآوری شده و تحلیل و ارزیابی آن ها
- ثبت در دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل
- رسم و آماده سازی تراز آزمایشی
- برطرف کردن اشتباهات و اصلاح و تعدیل دفاتر
- تهیه کردن تراز آزمایشی اصلاح شده
- تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
- بستن حساب های موقت
- تهیه تراز اختتامیه
- تهیه ترازنامه شرکت و بستن حساب های دائمی و انتقال آن ها به سال مالی آتی
-
چه زمانی به بستن حساب ها نیاز است ؟
۱- طی دوره مالی :
به عنوان نمونه ، مانده حساب بعضی از مراجعه کنندگان به دلایلی اعم از پرداخت دیر هنگام یا عدم پرداخت بدهی ، عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود ، به این معنا که مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سر فصل متناسب با آن منتقل می شود. به عنوان مثال آقای رضایی (مراجعه کنندگان ، مشتریان شرکت) مبلغ ۳۰۰۰،۰۰۰ریال به شرکت بدهکار می باشد و این مبلغ میبایست به عنوان تخفیف برای وی منظور شده و حساب وی بسته شود.
۲- پایان دوره مالی:
در پایان دوره مالی که خود موضوعی مفصل تر و پیچیده تر از بستن حساب ها در طی دوره مالی می باشد برای معین نمودن سود و زیان دوره مالی و هم چنین انتقال مانده حساب های دائمی به دوره مالی آتی و صدور سند افتتاحیه، انجام می شود.
بستن حساب ها در خاتمه دوره مالی با هدف این که نوع حساب های موقت (سود و زیانی / هزینه ، درآمد) مخلوط و دائمی ترازنامه ای انجام می شود. برای بستن مانده حساب های آخر سال در آغاز باید مانده همه حساب های موقت با یک حساب دائم بسته شود و بعد از آن مانده همه حساب های دائمی بسته شده و به عنوان افتتاحیه به دوره مالی آتی منتقل شود.
نمونه ای از حساب های موقت : بعضی از حساب های این گروه که به درآمد و هزینه ها مربوط می باشد شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و غیره است که در پایان دوره مالی مانده آن ها بسته می شود و به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی شود.
نمونه ای از حساب های مخلوط : به عنوان مثالی از این نوع حساب ها باید ذکر کرد که پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد شامل دو بخش موقت و دائمی می باشند. در پایان دوره مالی قسمتی از آن به عنوان حساب موقت به حساب هزینه منظور می شود و قسمت دیگر آن به عنوان حساب دائمی به دوره مالی بعدی انتقال داده می شود.
نمونه ای از حساب های دائمی : بعضی از حساب های این گروه که شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام می باشد شامل وجه نقد و بانک، حساب های دریافتنی تجاری، سرمایه و غیره است که مانده آن‌ها در پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می گردد.
-
چگونگی بستن حساب موقت در پایان سال مالی
برای بستن حساب های موقت ، از حسابی موقت که نقش واسط دارد استفاده می شود و آن حساب خلاصه سود و زیان است که استفاده از آن در بستن حساب ها ضروری است. مراحل بستن حساب ها به شرح زیر می باشد :
مرحله اول : در مرحله اول از این فرآیند، باید در ابتدا حساب درآمد یا فروش را بسته و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار، معادل مانده حساب درآمد و یا فروش بدهکار، خواهد بود.
مرحله دوم : در مرحله دوم باید حساب هزینه را ببندید . توجه داشته باشید که حساب خلاصه سود و زیان باید بدهکار شود. علاوه بر این ، مجموع تمامی هزینه ها اعم از هزینه حقوق و دستمزد، هزینه اجاره و هزینه تعمیر و نگهداری باید بستانکار شوند.
مرحله سوم : مرحله سوم از مراحل بستن حساب ها شامل بستن حساب خلاصه سود و زیان می باشد. در واقع ، بعد از بستن حساب درآمد و هزینه، مانده خلاصه سود و زیان، باید تحت عنوان حساب سود و زیان انباشته، و سپس بسته شود.
توجه داشته باشید که در برخی مواقع بیان می شود که حساب خلاصه سود و زیان میبایست به صورت مستقیم، با حساب سرمایه بسته شود، اما توجه کنید که به دلیل درست شدن شرایط گزارش گیری از وجه سود و زیان سالانه، باید نسبت به بستن خلاصه سود و زیان با حساب سود و زیان انباشته اقدام کرد. دلیل دیگر این امر ، ضرورت ثبت صورت جلسه بخش اقتصادی در اداره ثبت شرکت ها در مورد تغییر مقدار سرمایه می باشد. شایان ذکر است که بدون انجام تمامی مراحل قانونی امکان گردش در حساب سرمایه وجود ندارد.
علاوه بر مطالب ذکر شده در بالا، باید دقا کنید که مانده بستانکار و بدهکار خلاصه سود و زیان به ترتیب بیانگر سود و زیان در سال مالی می باشد.
مرحله چهارم : در مرحله نهایی از بستن حساب‌ها در بهترین نرم افزار حسابداری، باید نسبت به بستن حساب های دائمی اقدام کنید. اما پیش از بستن این حساب ها یا همان صادر کردن سند اختتامیه، مواردی از جمله شناسایی و ثبت مقدار مالیات، اندوخته قانونی و غیره باید انجام شود.
این مقاله توسط شرکت نرم افزاری آرپا تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه مالی اداری بازرگانی، فروشگاهی و… تهیه شده است.
