سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری


نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی از مجموعه نرم افزارهای آرپا که راهکاری نوین برای تمام سازمان های دولتی و بخش خصوصی است , دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.
نرم افزار دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع این نرم افزار مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه و کارتابل های اداری می باشد و برای جمع کردن سیستم کاغذی در شرکت ها میباشد و نرم افزار دبیر خانه و اتوماسیون اداری آرپا با نصب و راه اندازی و پشتیبانی دائم مناسب تمام شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی است.

برخی از مشخصات نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری آرپا

نرم افزار دبیرخانه دارای 3 بخش متفاوت و مجزای دبیرخانه برای نامه های وارده, صادره و داخلی است
تعریف اطلاعات پایه شامل چارت سازمانی، جایگاهها ، پست ها، کاربران، تقویم سازمانی وگردش نامه و نمودار نامه در نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار دبیرخانه قابلیت تعریف دفتر اندیکاتور به تفکیک سال را دارد
تعریف محدوده عملیات هر کاربر و انتصاب سمت های مختلف به یک کاربر در نرم افزار دبیرخانه
ایجاد و مشاهده کارتابل پیام، پیام های ارسالی، پیام های حذف شده به تفکیک کاربران در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
تعریف دبیرخانه های متعدد و اطلاعات پایه هر کدام شامل انواع نامه، شیوه های ارسال، کلید واژه، انواع کار، انواع یادداشت اداری و تعیین مقادیر پیش فرض قسمت های مختلف سیستم در نرم افزار دبیرخانه
تعریف دفاتر اندیکاتور مختلف به ازای هر دبیرخانه و قالب شماره نامه (وارده، صادره، داخلی) در نرم افزار دبیرخانه
معرفی طرف مکاتبه در قالب اشخاص حقیقی و حقوقی در نرم افزار دبیرخانه
تعریف اطلاعات پایه دبیرخانه شامل الگوهای شماره گذاری، الگوهای چاپ، موضوعات پر تکرار، انواع نامه، شیوه های ارسال، دفاتر بایگانی و شرح‌های پر تکرار در نرم افزار دبیرخانه
ثبت مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، رونوشت‌ها، سوابق و اطلاعات ارسال و دریافت در نرم افزار دبیرخانه
قابلیت کنترل کاربران دبیرخانه و دسترسی آنها بر حسب سطح دسترسی و امکانات سیستم در نرم افزار دبیرخانه
گزارش عملکرد دبیرخانه بر حسب تاریخ های مشخص و گزارش دفتر اندیکاتور در نرم افزار دبیرخانه
امکان تفکیک محتویات کارتابل بر اساس انواع ورودی و خروجی و تفویض کارتابل به دیگران در نرم افزار دبیرخانه
امکان ارجاع یک ورودی به چندین پست و ارسال همزمان رونوشت های متعدد از آن در نرم افزار دبیرخانه
در نرم افزار دبیرخانه امکان تعیین محدوده زمانی و مهلت انجام کار و بازپس‌گیری ارجاع برای ارجاع دهنده وجود دارد
امکان مشاهده چرخه ارجاعات ورودی های داخل کارتابل و دریافت گزارش از آن در نرم افزار دبیرخانه
تعریف سطوح امنیت مکاتبات(عادی، محرمانه، سری) و انواع اولویت مکاتبات در در نرم افزار دبیرخانه
امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات ارجاع شده در بایگانی شخصی در نرم افزار دبیرخانه
امکان درج نامه های عطف و پیرو، جهت تسهیل در پیگیری در نرم افزار دبیرخانه

مزایای نرم افزار دبیرخانه دبیرخانه و اتوماسیون اداری آرپا

مشاهده درخت‌واره گردش نامه باتوجه به دسترسی های مختلف در نرم افزار دبیرخانه
تعریف جانشین و تفویض وظایف مشخص و درخواست نامه از بایگانی در نرم افزار دبیرخانه
امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده تأیید الکترونیکی نامه در نرم افزار دبیرخانه
تعریف چندین بایگانی در سیستم و شماره پرونده با فرمت دلخواه در نرم افزار دبیرخانه
امکان بازگرداندن نامه جهت اصلاح و امکان ارسال یادداشت و ارسال فایل ضمیمه در نرم افزار دبیرخانه
امکان ارسال پیرو، عطف و ارجاعات قبلی نامه همراه ارجاع در نرم افزار دبیرخانه
امکان attach کردن برگه و سند به نامه در نرم افزار دبیرخانه
کارتابل کاربر در سیستم دبیرخانه با قابلیت نمایش نامه های ارسالی به هر شخص در کارتابل او در نرم افزار دبیرخانه
امکان تعریف فرمت word برای چاپ نامه توسط خود کاربر در نرم افزار دبیرخانه
امکان گزارش گیری نامه به صورت کلی در نرم افزار دبیرخانه
امکان گزارش گیری نامه به تفکیک پست واحد اندیکاتور در نرم افزار دبیرخانه
امکان تعریف تقویم برای شرکت بابت قرارهای هر شخص و یادآوری قرار ها در نرم افزار دبیرخانه
امکان گزارش گیری به تفکیک هر پست و واحد دبیرخانه
در نرم افزار دبیرخانه امکان ارسال پیام بین واحد و اشخاص سازمان
#نرم_افزار_دبیر_خانه #نرم_افزار_اتوماسیون_اداری #نرم_افزار_بایگانی #شرکت_نرم_افزاری